Reiskostenvergoeding: het lijkt simpel, maar als werkgever loop je al snel tegen vragen aan. Wat mag je vergoeden? Wat zijn de fiscale regels? En hoe zorg je ervoor dat het eerlijk en praktisch blijft? In deze blog geven we je alle antwoorden.
Nee, als werkgever ben je niet verplicht om reiskosten te vergoeden, tenzij dit in de cao staat of je het zelf hebt afgesproken in een arbeidsovereenkomst. Toch kiezen veel bedrijven ervoor om dit wel te doen. Waarom?
• Het helpt bij het aantrekken en behouden van medewerkers.De Belastingdienst stelt grenzen aan wat je onbelast mag vergoeden. In 2025 geldt:
• €0,23 per kilometer voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten.Er zijn verschillende manieren om reiskosten te vergoeden. Kies wat het beste past bij jouw bedrijf en medewerkers:
• Vaste maandelijkse vergoeding: Handig bij vaste woon-werkafstanden. Let op: als iemand veel thuiswerkt, moet je dit herzien.
• Declaraties per kilometer: medewerkers houden hun kilometers bij en krijgen deze vergoed tot het fiscale maximum.
• OV-abonnement of losse tickets: Je kunt een NS Business Card of abonnement regelen, of medewerkers hun kosten laten declareren.
• Leaseauto of fiets van de zaak: Dit valt onder andere regelingen, maar kan een interessante optie zijn.
Een fietsplan kan een aantrekkelijke optie zijn voor zowel werkgever als medewerker. Het biedt een fiscaal voordelige manier om medewerkers op de fiets te krijgen. Dit is vooral interessant als:
• Medewerkers binnen een straal van 10-15 km van het werk wonen.
• Je duurzaam en gezond woon-werkverkeer wilt stimuleren.
• Je gebruik wilt maken van belastingvoordelen, zoals het onbelast verstrekken van een fiets tot een bepaalde waarde.
Een fiets van de zaak kan gecombineerd worden met een reiskostenvergoeding voor dagen dat de medewerker bijvoorbeeld met het OV reist. Dit zorgt voor flexibiliteit en maakt fietsen extra aantrekkelijk.