Home

Van OV tot leaseauto: welke reiskostenregeling past bij jouw bedrijf?

Reiskostenvergoeding: het lijkt simpel, maar als werkgever loop je al snel tegen vragen aan. Wat mag je vergoeden? Wat zijn de fiscale regels? En hoe zorg je ervoor dat het eerlijk en praktisch blijft? In deze blog geven we je alle antwoorden.

Moet je reiskosten vergoeden?

Nee, als werkgever ben je niet verplicht om reiskosten te vergoeden, tenzij dit in de cao staat of je het zelf hebt afgesproken in een arbeidsovereenkomst. Toch kiezen veel bedrijven ervoor om dit wel te doen. Waarom?

• Het helpt bij het aantrekken en behouden van medewerkers.
• Het maakt werken financieel aantrekkelijker.
• Medewerkers waarderen het als je hun reiskosten vergoedt.

Hoeveel mag je onbelast vergoeden?

De Belastingdienst stelt grenzen aan wat je onbelast mag vergoeden. In 2025 geldt:

• €0,23 per kilometer voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten.
• Openbaar vervoer mag volledig worden vergoed, zolang je dit aannemelijk kunt maken (bijv. via declaraties of een abonnement).
• Als je meer vergoedt dan deze bedragen, wordt het meerdere als loon gezien en moet je daarover loonbelasting betalen.

Welke vormen van reiskostenvergoeding zijn er?

Er zijn verschillende manieren om reiskosten te vergoeden. Kies wat het beste past bij jouw bedrijf en medewerkers:

• Vaste maandelijkse vergoeding: Handig bij vaste woon-werkafstanden. Let op: als iemand veel thuiswerkt, moet je dit herzien.
• Declaraties per kilometer: medewerkers houden hun kilometers bij en krijgen deze vergoed tot het fiscale maximum.
• OV-abonnement of losse tickets: Je kunt een NS Business Card of abonnement regelen, of medewerkers hun kosten laten declareren.
• Leaseauto of fiets van de zaak: Dit valt onder andere regelingen, maar kan een interessante optie zijn.

Wanneer is een fietsplan interessant?

Een fietsplan kan een aantrekkelijke optie zijn voor zowel werkgever als medewerker. Het biedt een fiscaal voordelige manier om medewerkers op de fiets te krijgen. Dit is vooral interessant als:

• Medewerkers binnen een straal van 10-15 km van het werk wonen.
• Je duurzaam en gezond woon-werkverkeer wilt stimuleren.
• Je gebruik wilt maken van belastingvoordelen, zoals het onbelast verstrekken van een fiets tot een bepaalde waarde.

Een fiets van de zaak kan gecombineerd worden met een reiskostenvergoeding voor dagen dat de medewerker bijvoorbeeld met het OV reist. Dit zorgt voor flexibiliteit en maakt fietsen extra aantrekkelijk.

Klaar om je weer op je bedrijf te focussen?

laat een terugbelverzoek achter

Wanneer kiezen voor een leaseauto?

Een leaseauto kan een interessante optie zijn, maar is niet voor iedere medewerker of werkgever de beste keuze. Overweeg een leaseauto als:
• Medewerkers veel zakelijke kilometers maken en een betrouwbare auto nodig hebben.
• Je als werkgever meer grip wilt hebben op kosten, omdat onderhoud, verzekering en belasting in de leaseprijs zitten.
• Je medewerkers een extra secundaire arbeidsvoorwaarde wilt bieden om hen aan je te binden.
• Je duurzaam beleid wilt ondersteunen door elektrische leaseauto’s aan te bieden met belastingvoordelen.

Houd wel rekening met de fiscale bijtelling als de auto privé wordt gebruikt. Dit kan invloed hebben op de netto inkomsten van je medewerkers.

Hoe regel je dit administratief?

Een duidelijke regeling voorkomt gedoe en misverstanden. Zorg dat je:

• Een helder beleid opstelt en dit communiceert met je medewerkers.
• Bijhoudt welke vergoeding je medewerkers ontvangen en of dit fiscaal klopt.
• Eventueel een rittenregistratie vraagt voor declaraties.

Veel boekhoudsoftware heeft modules voor reiskostenvergoeding, wat het een stuk eenvoudiger maakt.

Reiskostenvergoeding en thuiswerken: hoe zit dat?

Sinds corona is thuiswerken normaal geworden. Dit heeft gevolgen voor de reiskostenregeling:

• Als een medewerker deels thuiswerkt, mag je alleen reiskosten vergoeden voor de dagen dat hij of zij reist.
• Je kunt reiskosten combineren met een thuiswerkvergoeding (€2,35 per dag in 2025).
• Een vaste vergoeding mag alleen als iemand minimaal 128 dagen per jaar naar kantoor reist.

Flexibele reiskostenregelingen

Steeds meer bedrijven kiezen voor flexibele reiskostenregelingen, waarbij medewerkers zelf kunnen kiezen hoe ze reizen en welke vergoeding ze krijgen. Dit kan bijvoorbeeld via een mobiliteitsbudget, waarbij medewerkers hun vergoeding kunnen besteden aan OV, een (deel)auto, fiets of zelfs thuiswerkfaciliteiten. Dit biedt voordelen:

• Medewerkers krijgen meer keuzevrijheid en kunnen hun reiskosten beter afstemmen op hun situatie.
• Het kan kosten besparen doordat medewerkers bewuster kiezen voor goedkopere of duurzamere reisopties.
• Het vermindert administratieve rompslomp, omdat het beheer eenvoudiger wordt.

Een flexibel mobiliteitsbeleid kan een aantrekkelijke manier zijn om tegemoet te komen aan de diverse behoeften van je medewerkers en tegelijkertijd je bedrijf toekomstbestendig te maken.

Wat als een medewerker verhuist?

Soms verhuist een medewerker en verandert de afstand tot het werk. Dit kan impact hebben op de reiskostenvergoeding. Belangrijke zaken om rekening mee te houden:

• Vaste vergoeding aanpassen: Als de medewerker verder of dichter bij kantoor gaat wonen, moet je de vergoeding hierop afstemmen.
• Andere vervoersmiddelen overwegen: Een medewerker die eerst met de fiets kwam, maar nu verder weg woont, heeft misschien recht op een OV-vergoeding of leaseauto.
• Nieuwe afspraken maken: Het is slim om in het arbeidscontract of bedrijfsreglement vast te leggen hoe veranderingen in woon-werkafstand worden behandeld.

Maak het simpel en duidelijk

Een goede reiskostenregeling helpt je medewerkers en voorkomt administratieve rompslomp. Zorg dat je:

Niet meer vergoedt dan fiscaal is toegestaan.
Een regeling kiest die bij jouw bedrijf past.
Heldere afspraken maakt met je team.

Heb je vragen of wil je hulp bij het opzetten van een reiskostenbeleid? So Toff helpt je graag verder!