Als werkgever wil je dat jouw medewerkers zich veilig en prettig voelen op de werkvloer. Maar wat als er sprake is van ongewenst gedrag, zoals pesterijen, discriminatie of intimidatie? Voor medewerkers is het vaak lastig om hierover te praten of het aan te kaarten. Hier komt de vertrouwenspersoon in beeld. Steeds meer bedrijven stellen een vertrouwenspersoon aan, en het wordt zelfs verplicht voor bedrijven met meer dan 10 medewerkers. Maar wat doet een vertrouwenspersoon precies en waarom is het zo belangrijk voor jouw organisatie?
Wat is zorgverlof en wanneer hebben medewerkers er recht op?
Een vertrouwenspersoon is een intern of extern aangewezen persoon binnen een organisatie waar medewerkers terecht kunnen met vertrouwelijke kwesties zoals ongewenst gedrag, integriteitskwesties of andere problemen die ze niet rechtstreeks met hun leidinggevende willen bespreken. Deze persoon luistert naar de zorgen van de medewerker, biedt een eerste opvang en geeft advies over mogelijke vervolgstappen. Daarnaast begeleidt de vertrouwenspersoon medewerkers bij het melden van een incident, indien gewenst.
Waarom is een vertrouwenspersoon belangrijk?
1. Veilig werkklimaat
Een vertrouwenspersoon draagt bij aan een veilige en prettige werkomgeving. Werknemers voelen zich gesteund en weten dat er iemand is bij wie ze terecht kunnen zonder oordeel. Dit kan het welzijn van je personeel aanzienlijk verbeteren en voorkomt dat ongewenst gedrag onder de radar blijft.
2. Wettelijke verplichting
Voor bedrijven met 10 of meer medewerkers wordt het binnenkort verplicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Deze verplichting is onderdeel van de plannen van de overheid om ongewenst gedrag op de werkvloer te voorkomen en aan te pakken. Door nu al een vertrouwenspersoon te benoemen, ben je goed voorbereid op deze wetgeving en voorkom je problemen op de lange termijn.
3. Daling verzuim en hogere productiviteit
Ongewenst gedrag op de werkvloer kan leiden tot stress, ziekteverzuim en een lagere productiviteit. Door een vertrouwenspersoon aan te stellen, kunnen problemen sneller en adequater worden aangepakt, wat de kans op langdurig verzuim verkleint. Medewerkers voelen zich meer gesteund en gehoord, wat een positief effect heeft op hun motivatie en prestaties.
4. Vertrouwen en transparantie
Het hebben van een vertrouwenspersoon toont aan dat je als werkgever de zorgen van je medewerkers serieus neemt. Dit schept vertrouwen en zorgt ervoor dat medewerkers zich veiliger voelen om kwesties aan te kaarten. Transparantie in hoe je omgaat met ongewenst gedrag of integriteitsproblemen zorgt voor een open cultuur waarin problemen bespreekbaar zijn.
Interne of externe vertrouwenspersoon?
Als werkgever kun je kiezen tussen een interne of externe vertrouwenspersoon. Beide hebben hun voor- en nadelen. Een interne vertrouwenspersoon is bekend met de organisatie en de medewerkers, wat de drempel om contact op te nemen kan verlagen. Een externe vertrouwenspersoon biedt daarentegen meer onafhankelijkheid en anonimiteit, wat voor sommige werknemers prettiger kan zijn.
Hoe stel je een vertrouwenspersoon aan?
Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is relatief eenvoudig, maar er zijn wel een aantal zaken waar je rekening mee moet houden. De vertrouwenspersoon moet voldoende training en ondersteuning krijgen om zijn of haar rol goed te kunnen vervullen. Ook is het belangrijk dat de vertrouwenspersoon onafhankelijk kan werken en dat medewerkers op de hoogte zijn van diens beschikbaarheid en taken.
Vertrouwenspersoon als onderdeel van de dienstverlening van So Toff
Bij So Toff begrijpen we het belang van een veilige werkomgeving en bieden daarom ondersteuning bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon. Dit kan een vertrouwenspersoon zijn via ons, of iemand intern. Onze HR-experts helpen je bij het opzetten van een vertrouwenspersoonstructuur die past bij jouw bedrijf. Of je nu kiest voor een interne of externe vertrouwenspersoon. Meer weten? Neem vrijblijvend contact met ons op!
Wist je dat je je HR kunt uitbesteden?
Als ondernemer moet je navigeren door diverse regels en wetgeving. Door het uitbesteden aan So Toff, heb je slechts één vast aanspreekpunt, terwijl zij alle communicatie met relevante instanties afhandelen. Dit stroomlijnt je HR-processen, vermindert risico’s en bespaart zowel tijd als geld, zodat jij je volledig kunt richten op het ondernemen.