De decembermaand komt eraan, en dat betekent vaak een drukke tijd voor ondernemers. Terwijl je de administratie van 2024 afrondt, is het belangrijk om niets rondom je personeelszaken over het hoofd te zien. In dit blog helpen we je op weg met een handig overzicht van zaken die je niet moet vergeten.
Verkeer rapporteren
Had je op 1 juli 2024 honderd werknemers of meer? Dan moet je uiterlijk 30 juni 2025 voor het eerst rapporteren over het zakelijke en woon-werkverkeer van je medewerkers in 2024. Dit kun je doen via een digitaal formulier op rvo.nl, de site van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Check nu alvast of je de benodigde data op orde hebt.
Val je niet onder de verplichting? Dan kun je er alsnog voor kiezen om vrijwillig mobiliteitsdata aan te leveren bij de RVO. Het systeem berekent dan de CO2-uitstoot van het zakelijke en woon-werkverkeer, wat je kunt gebruiken om je mobiliteitsbeleid duurzamer te maken.
Contact opnemen met pensioenuitvoerder
Neem op tijd contact op met je pensioenuitvoerder om te kijken wat er gaat veranderen in 2025 voor jouw organisatie en medewerkers op het gebied van pensioen. Gaat de premie omhoog? Verandert de pensioenopbouw? Of zijn er misschien kortingen nodig? Het kan ook zijn dat je, samen met je medewerkers, nog wat ruimte hebt om aanpassingen te doen. Wat de situatie ook is, zorg ervoor dat je eventuele veranderingen duidelijk communiceert naar je team. Vooral als die invloed hebben op het besteedbaar inkomen, is het belangrijk om dit vóór het nieuwe jaar helder te hebben.
Whk-beschikking 2025 controleren
Het is belangrijk om de beschikking gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (Whk), die je komende maand van de Belastingdienst ontvangt, goed te controleren. Kloppen de gegevens niet? Dan loop je het risico in 2025 meer premie te betalen dan nodig is. In de beschikking staan twee premiedelen: één voor de WGA en één voor de ZW-flex. Zie je een fout? Zorg er dan voor dat je binnen zes weken na de datum op de beschikking bezwaar maakt. Zo voorkom je onnodige kosten.
Dossiers opschonen
Het einde of begin van het jaar is een perfect moment om de personeelsdossiers van (ex-)medewerkers op te schonen. Volgens de AVG-regels mag je persoonsgegevens namelijk niet langer bewaren dan echt nodig is. Voor sommige gegevens gelden vaste bewaartermijnen:
• Basisgegevens uit de loonadministratie: zeven jaar na uitdiensttreding.
• Gegevens voor de loonheffingen (zoals identiteitsbewijs, tewerkstellingsvergunning en verklaringen voor de fiscus): vijf jaar na uitdiensttreding.
Voor andere documenten, zoals arbeidsovereenkomsten, verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken en verzuimgegevens, is er geen vaste termijn. Vaak wordt hier een bewaartijd van twee jaar aangehouden, al kunnen sommige gegevens langer nodig zijn.
Zo ga je goed voorbereid het nieuwe jaar in en voorkom je onnodige opslag van oude gegevens!
Versturen van jaaropgaven of laatste loonstroken
Als werkgever ben je verplicht om elk jaar een jaaropgave aan al je medewerkers te verstrekken. Hiervoor heb je de cumulatieve bedragen van het hele jaar nodig. Je kunt ook de laatste loonstrook van het kalenderjaar gebruiken als jaaropgave, aangezien deze alle benodigde totalen bevat. Zorg er dan wel voor dat je duidelijk aan je medewerkers laat weten dat deze loonstrook als jaaropgave dient, zodat ze die goed bewaren. Vergeet niet het BSN van de werknemer toe te voegen, want dit is verplicht op de jaaropgave, maar staat normaal gesproken niet op de loonstrook.
Vergeet ook de vakantiedagen niet
Wist je dat vakantiedagen niet onbeperkt houdbaar zijn? Als werkgever ben je verplicht je medewerkers op tijd te informeren over hun vakantiedagen en ze de ruimte te geven om die op te nemen. Zo voorkom je dat dagen ongemerkt vervallen en dat medewerkers hun welverdiende vrije tijd mislopen.
Wat vervalt wanneer?
Hier is een handig overzicht:
• 1 januari 2025: de bovenwettelijke vakantiedagen uit 2019 vervallen.
• 1 juli 2025: de wettelijke vakantiedagen uit 2024 vervallen.
• 1 januari 2030: de bovenwettelijke dagen van 2024 verjaren.
De jaarwisseling is een goed moment om je team eraan te herinneren om openstaande vakantiedagen op te nemen, vooral als er nog veel dagen over zijn. Het is een ideale tijd om die dagen op te nemen en wat werkdruk weg te nemen. Vergeet niet: je mag medewerkers niet verplichten om vakantie op te nemen.
Op tijd informeren
Als je medewerkers niet tijdig of duidelijk informeert, behouden ze hun recht op nog niet-opgenomen vakantiedagen, ook na de vervaldatum.
Uitzonderingen en speciale afspraken
In sommige gevallen gelden de verval- en verjaringstermijnen niet. Dit is bijvoorbeeld zo als een medewerker door ziekte of andere omstandigheden geen vakantiedagen kon opnemen. Ook kan er een langere vervaltermijn zijn vastgelegd in de cao of arbeidsovereenkomst.
Een kleine herinnering zorgt ervoor dat je medewerkers optimaal gebruikmaken van hun vakantiedagen en voorkomt verwarring of verlies van vakantiedagen!
Gedoe? Besteed je personeelszaken uit aan So Toff!
Zie je er ieder jaar weer tegenop om alle veranderingen bij te houden en door te voeren? Dat ben je niet de enige. Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om hun personeelszaken uit te besteden. Benieuwd naar hoe jij je personeelszaken efficiënter kunt regelen? Neem dan contact met ons op.
HR scan aanvragen
Tijdens onze vrijblijvende HR scan brengen we je organisatie in kaart en kijken we waar ruimte is voor verbetering.
