WR Schoonmaak Specialisten uit Wesepe, vlakbij Deventer, besloot zo’n anderhalf jaar gelden alle HR-gerelateerde zaken onder te brengen bij So Toff. Op die manier wordt het allround schoonmaakbedrijf volledig ontzorgd op het gebied van HR en -administratie en ontstaat er meer eenheid, aangezien het eerst samenwerkte met meerdere partijen. “Wij kunnen nu alles op het gebied van personeelszaken met een gerust hart over de schutting gooien. Wij weten dat het bij So Toff in goede handen is”, vertelt directeur Freddie Ruiterkamp.
Freddie Ruiterkamp droomde er altijd al van om voor zichzelf te beginnen. “Vooral het geen verantwoording af hoeven leggen sprak mij aan. Eerst wilde ik het vastgoed in, maar ik ben uiteindelijk in de schoonmaakbranche blijven steken. Ik deed zelf veel schoonmaakwerk tijdens mijn studie. Het leukste aan het vak is dat je altijd duidelijk resultaat ziet van je werk. Je pand is het visitekaartje van je bedrijf, dus dat moet er spic and span uitzien”, vertelt Freddie, die gevelreiniging met hogedrukreinigers persoonlijk het leukst vindt.
In 2014 zag WR Schoonmaak Specialisten het licht, het bedrijf dat hij oprichtte samen met Erik Woerts, die hij leerde kennen bij DJM Bedrijfsdiensten. Freddie was daar Manager Specialistische Reiniging en Erik was de grootste onderaannemer. Op een gegeven moment besloten de twee dat de tijd rijp was om voor zichzelf te beginnen en namen zij in overleg met DJM een flink aantal teamleden over. In één klap hadden ze een eigen bedrijf met zestien personeelsleden. “Dan komt er wel heel veel op je af, hoor”, herinnert Freddie zich.
Meer werk met minder mensen
WR Schoonmaak is een succesvol allround schoonmaakbedrijf dat verschillende schoonmaakdiensten levert, van reguliere schoonmaak tot glasbewassing, van vloerenonderhoud tot dakgotenreiniging en van gevelreiniging tot ongediertebestrijding. Ook bouwopleveringen en ontruimingen behoren tot het dienstenpakket. Het bedrijf bedient klanten door heel Nederland in verschillende branches. Zo werkt het voor zorginstellingen, banken, vastgoedbedrijven, woningcorporaties, scholen en het mkb. Inmiddels werken er zo’n 20 mensen bij WR Schoonmaak Specialisten. “Vanwege het Tuckerpole-systeem kunnen we nu met minder mensen meer werk doen dan toen we begonnen”, vertelt Freddie. Bij dit systeem wordt onder lage druk gedemineraliseerd water bij de reinigingsborstel gebracht door middel van een slang. Zo kan er tot wel 15 meter hoogte glas worden gereinigd, zonder gebruik te maken van een ladder of hoogwerker.
Omdat personeelsadministratie niet ‘hun ding’ is en hun grote steun en toeverlaat Nicole al heel veel andere organisatorische en administratieve taken op haar bordje had liggen, besloten Freddie en Erik externe hulp in te schakelen voor HR. Eerst werd een loonbureau ingeschakeld, later volgde er een partij voor accountancy en personeelszaken. Voor de professionals die gebruik maakten van een payroll-constructie kwam WR Schoonmaak zo’n vier jaar geleden op aanraden van een bekende uit bij So Toff. “Dat beviel zo goed, dat we steeds meer HR-taken besloten uit te besteden aan So Toff. Wij ontdekten op een gegeven moment dat er bij de andere HR-partij fouten waren gemaakt bij de overgang naar een BV met de loonheffingsnummers, waarna wij de Belastingdienst op ons dak kregen. Dat was het moment om dat contract te beëindigen en alles onder te brengen bij So Toff”, vertelt Freddie.
"So Toff zorgt ervoor dat de salarissen op tijd worden uitbetaald, dat eventuele vragen snel worden beantwoord, dat cao-wijzigingen meteen worden doorgevoerd, dat aanzeggingen correct verlopen, noem maar op. Onlangs hebben wij bijvoorbeeld 12.000 euro aan subsidies binnen kunnen halen samen met een partner van So Toff, waar we zelf niet eens weet van hadden. Het is ook heel fijn dat ze met ons meedenken over de kosten.” Freddie Ruiterkamp, directeur WR schoonmaak
Volledig ontzorgd op HR vlak
De ondernemers vinden het een heel fijn idee dat alle HR-zaken nu onder één dak zijn gebracht. “We worden volledig ontzorgd. Als er iets is, gooien we het over de schutting, waarna So Toff het snel en kundig oppakt. Dat zorgt voor rust. Zo kunnen wij ons focussen op zaken waar we goed in zijn: ondernemen!”, licht Freddie toe. Kevin Aveskamp, HR-adviseur bij So Toff, hoort dit argument om HR-zaken uit te besteden regelmatig terug van klanten. “HR is een vak apart. En ondernemers hebben vaak heel veel op hun bordje liggen. Vaak doen mensen het ‘erbij’ in de avonduren of in de weekenden en dat lukt vaak niet meer als het bedrijf verder groeit.”
Soms wordt HR bij startups of kleine en middelgrote ondernemingen belegd bij een interne medewerker die met een beetje geluk affiniteit heeft met HR. Kevin: “Maar dat maakt je wel heel afhankelijk van één persoon. Als zo iemand ziek wordt of weg gaat, heb je een gigantisch probleem. Zeker in deze krappe arbeidsmarkt, waar vervanging niet zo één, twee, drie geregeld is. Door in zee te gaan met een betrouwbare partij heb je de garantie dat de dienstverlening altijd op orde blijft. Bovendien is de kennis van mijn collega’s altijd up-to-date en zijn wij op de hoogte van de laatste trends en ontwikkelingen.”
Alles onder controle
Het is voor veel ondernemers een hele geruststelling als je je HR-zaken kan toevertrouwen aan mensen die daarvoor geleerd hebben. Een partij die korte lijntjes heeft met de Belastingdienst, met verzekeraars en juridische partijen, audit-partijen, subsidieadviseurs, pensioenaanbieders en arbodiensten en verzuimspecialisten. Kevin: “Wij bieden het totaalpakket aan en zetten in op een langdurig partnerschap. So Toff denkt altijd goed mee met klanten – ook voor de langere termijn.”
Dat laatste kan Freddie beamen: “So Toff zorgt ervoor dat de salarissen op tijd worden uitbetaald, dat eventuele vragen snel worden beantwoord, dat cao-wijzigingen meteen worden doorgevoerd, dat aanzeggingen correct verlopen, noem maar op. Onlangs hebben wij bijvoorbeeld 12.000 euro aan subsidies binnen kunnen halen samen met een partner van So Toff, waar we zelf niet eens weet van hadden. Het is ook heel fijn dat ze met ons meedenken over de kosten.” Hij vindt het een prettig idee dat nu alles onder controle is. De fouten die de andere partij had gemaakt zijn hersteld, de processen zijn gestroomlijnd en hij heeft het idee dat hij nu niet meer voor onaangename verrassingen kan komen te staan. “Deze stap heeft ons vooral ook veel tijd bespaard. Tijd die we kunnen gebruiken voor nuttige zaken.”
Geen omkijken meer naar
Gelukkig heeft hij er nog nooit gebruik van hoeven maken, maar hij vindt het een prettig idee dat So Toff ook juridische ondersteuning kan bieden, als dat nodig is. “Ook als ik een vraag heb over arbeidsvoorwaarden, verzuim of de pensioenregeling weet ik dat ik altijd bij ze terecht kan voor advies. Als er een cao-wijziging is, heb ik daar geen omkijken naar. Dat wordt automatisch opgepakt aan de andere kant van de schutting. En dat is een heerlijk gevoel.” Ook bij de tweejaarlijkse audit voor de NEN-certificering ontzorgt So Toff WR Schoonmaak als het gaat om het aanleveren van HR-data. “Dat kostte ons voorheen zelf altijd veel tijd, maar dat verloopt nu helemaal vlekkeloos achter de schermen. En dat geldt eigenlijk voor alles: ik laat het met een gerust hart over aan So Toff.”
Freddie is dan ook erg te spreken over de samenwerking met So Toff. “Hun manier van communiceren is open en transparant. Er is één mailbox aangemaakt waar alle experts van So Toff toegang tot hebben. Dus vragen blijven nooit lang liggen. Ook telefonisch zijn ze altijd goed bereikbaar. So Toff is dan wel extern, maar het voelt als onze eigen HR-afdeling. Hun werkwijze past bij onze werkwijze: flexibel en adequaat met vakmensen die betrokken, professioneel en ervaren zijn.”
Doe de HR scan
Tijdens onze vrijblijvende HR scan brengen we jouw organisatie in kaart. Vraag hem aan en we nemen snel contact met je op.
