Vondels staat bekend als hét merk dat kerst omtovert tot kunst. Wat begon met sprankelende ornamenten, groeide uit tot een collectie van luxe gifts en sfeervolle homeware die het hele jaar door magie in huis brengt. Founder Yan Xu leidt het creatieve bedrijf samen met haar compagnon Loesje Donner-Raedts en team. “We deden HR er altijd een beetje ‘erbij’. Totdat we merkten dat dat niet meer kon.”
Wie Vondels kent, denkt aan kerst: glinsterende ornamenten, unieke designs en een flinke dosis humor. Maar het merk is allang niet meer alleen seizoensgebonden. “We verkopen nu ook giftartikelen en homeware”, vertelt Yan. “We willen dat mensen denken: ik zoek een bijzonder cadeau, ik kijk bij Vondels. Geen standaard cadeau, maar iets met een verhaal.”
“We werden gewoon te groot”
Voorheen deed Yan HR zelf samen met Loesje. “We waren vooral bezig met supply chain en het bouwen van het merk. Contracten, regelingen, personeelszaken - dat deden we op gevoel. Maar met een groeiend team werkt dat niet meer. We wilden structuur, duidelijkheid en eerlijkheid. En dat alles goed zwart op wit stond.”
Om HR goed neer te zetten, schakelde Vondels eerst een advocaat in. “We wilden onze overeenkomsten goed geregeld hebben. Maar toen merkten we: er komt veel meer bij kijken om HR écht goed op te zetten. Een advocaat kijkt naar de juridische kant van een situatie, maar niet naar het geheel. Wij wilden beleid, structuur en gelijke afspraken voor iedereen. De ene medewerker mag niet iets anders krijgen dan de andere - dat moet gewoon goed vastgelegd zijn.”
Een tijdelijke HR-adviseur wees haar op So Toff. “Jullie waren de enigen die precies boden wat wij zochten: maatwerk. Niet een standaard adviesbureau, maar een partij die echt meedenkt met ons bedrijf.”
HR-professional op locatie: duidelijkheid en rust
Sinds So Toff aan boord is, heeft Loes - HR-professional bij So Toff - alle HR-processen opgepakt. “Ze heeft een personeelshandboek gemaakt, een organogram opgezet en onze processen in Nmbrs ingericht. Dat zorgt voor duidelijkheid, rust en minder fouten. En we kunnen de samenwerking makkelijk opschalen wanneer het drukker wordt, dat is ideaal.”
“Eerlijk gezegd dachten we eerst dat So Toff alleen salarisadministratie deed,” lacht Yan. “Maar toen we merkten dat we ook een HR-professional op locatie konden krijgen, waren we om. Dat jullie alles onder één dak hebben - van salaris tot beleid en advies - is perfect voor ons.”
“Loes is één van ons,” vertelt Yan. “Ze komt voor een vast aantal uren per maand bij ons op locatie, weet precies wat er speelt en past helemaal bij onze cultuur. In het begin dachten we: een externe HR’er, werkt dat wel? Maar inmiddels weet iedereen haar goed te vinden. Ze is toegankelijk, deskundig en heeft veel kennis van zaken. En het is fijn dat ze ook bij andere bedrijven komt, daardoor neemt ze veel inzichten mee. We zeggen hier vaak: Loes gaat toch nooit meer bij ons weg?”
"Het is als werkgever fijn dat Loes ook bij andere bedrijven komt. Als ondernemer wil je soms ook weten hoe anderen het doen.” Yan Xu, founder
Meer dan HR-administratie
Vondels biedt haar medewerkers veel extra’s. “We hebben bijvoorbeeld een vitaliteitsprogramma. Niet alleen voor de sportschool, maar ook voor ontspanning - medewerkers kunnen bijvoorbeeld naar de wellness. Dat soort regelingen willen we netjes vastleggen. Loes helpt ons dat goed te borgen in beleid.”
Daarnaast denkt ze mee over ontwikkeling en leiderschap. “We zijn op zoek naar een coachingsprogramma voor onze managers. Dat gaat Loes voor ons opzetten. Ze doet dit ook voor andere bedrijven en kijkt altijd waar de behoefte ligt. Zo maakt ze trainingen op maat - dat past precies bij hoe wij werken.”
Samen groeien
De samenwerking met So Toff geeft Vondels de ruimte om verder te groeien. “We maken samen een planning voor de komende periode. Loes kijkt vooruit, stelt prioriteiten en zorgt dat we niet meer achter de feiten aanlopen. Dat geeft rust.”
Ook de samenwerking met de HR support afdeling verloopt soepel. “Zij zijn het verlengde van Loes. Alles loopt perfect door. En dat So Toff continu met nieuwe functionaliteiten binnen Nmbrs bezig is, helpt ons enorm. Ze denken mee, bewegen mee en snappen onze wereld. Anders was de samenwerking nooit zo goed geworden.”
HR-scan aanvragen
De HR-scan is jouw eerste stap naar all-in HR zonder gedoe. Vraag ‘m vandaag nog aan.
